Selbständig: Rechnungskorrektur und Rechnungsstorno
Selbständige Berater, Handelsvertreter und Dienstleister sollten wissen, wie man fehlerhafte Rechnungen korrigiert oder storniert. Dieser Artikel soll wichtige Tipps geben, worauf Unternehmer und Selbständige mit Sitz in Deutschland bei der Abrechnung, Rechnungskorrektur und Rechnungsstornierung von Dienstleistungen im b2b Umfeld achten sollten.
Warum müssen Rechnungen korrigiert werden?
Eine Rechnung dient zur Dokumentation der Leistungsabrechnung beim Leistungserbringer und Leistungsempfänger. Daraus leitet sich der wichtige Grundsatz ab, dass eine Rechnung auf beiden Seiten identisch dokumentiert sein muss. Sollte also der Rechnungssteller eine Rechnung bereits verschickt haben und im Nachgang einen Fehler korrigieren müssen, so muss er diese Korrektur dem Rechnungsempfänger zwingend mitteilen.
Wird eine fehlerhafte Rechnung nicht korrigiert, kann dies für Unternehmen auch noch mehrere Jahre später schwerwiegende Folgen haben. Zum einen erkennt das Finanzamt eine fehlerhafte Rechnung nicht als Betriebsausgaben an, zum anderen kann der Vorsteuerabzug für falsche Rechnungen nicht geltend gemacht werden.
Müssen Schreibfehler auf Rechnungen korrigiert werden?
Kleinere Fehler wie unbedeutende Tippfehler (beispielsweise in der Produktbeschreibung) brauchen nicht aufwendig korrigiert werden, sofern Sinn und Inhalt der Rechnung weiterhin erkennbar bleiben. Fehlen jedoch gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben oder sind diese falsch angegeben, so muss in jedem Fall korrigiert oder storniert werden.
Überblick – welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Vereinfacht und vermutlich für die meisten Fälle ausreichend lässt sich sagen, dass folgende Punkte aus Sicht des ausstellenden Leistungserbringers für bereits erbrachte Dienstleistungen im b2b Bereich auf eine Rechnung gehören:
- Der vollständige Name bzw. die Firma und die Anschrift beider Parteien, so dass klar ist wer wem geleistet und wer wen zu bezahlen hat.
- Die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
- Die eigene Rechnungsnummer
- Eine Auflistung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
- Der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
- Der Nettogesamtbetrag, die Umsatzsteuer und der Bruttogesamtbetrag
Eine Rechnung ist korrekturbedürftig – was tun?
Fehlerhafte Rechnungen, die noch nicht bezahlt worden sind, kann man entweder per Rechnungskorrektur oder durch ein Rechnungsstorno beheben. Hingegen müssen bereits bezahlte fehlerhafte Rechnungen ausschließlich durch ein Rechnungsstorno begegnet werden.
Der Rechnungsempfänger darf per Gesetz die Korrektur nicht vornehmen. Verantwortlich für die Korrektur ist ausschließlich der Rechnungssteller. Selbst wenn sich Lieferant und Kunde über eine Änderung einig sind, muss der buchhalterisch korrekte Stornoweg eingehalten werden, um Missverständnissen mit dem Finanzamt vorzubeugen.
Was ist eine Rechnungskorrektur?
Eine Rechnungskorrektur ist einfach eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer. Sie enthält nun die richtigen, korrekten Angaben und erklärt mit einem Satz, dass die alte, fehlerhafte Rechnung ungültig und hiermit korrigiert ist.
Was ist ein Rechnungsstorno?
Ein Rechnungsstorno ist ebenfalls eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer. Auch Sie verweist auf die fehlerhafte Ursprungsrechnung und erklärt diese für ungültig. Die eigentlichen Fehler werden aber nicht korrigiert, sondern – und das ist entscheidend – wird der ursprüngliche Rechnungsbetrag auf dem Storno negativ ausgewiesen. Dementsprechend wird auch die Umsatzsteuer negativ ausgewiesen. Somit kann eine Stornorechnung als Negierung bezeichnet werden. Sie gleicht eine fehlerhafte Rechnung um die Menge der Produkte bzw. Dienstleistungen aus und ergibt in Summe mit der Originalrechnung stets Null. Daneben erstellt der Rechnungssteller eine weitere neue Rechnung mit neuer Nummer, welche nun alle Angaben korrekt ausweist und die zugrunde liegende ursprüngliche Leistung fehlerfrei abrechnet.
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