• 30-04-2024

Selbständig in Deutschland: Tipps zum Schreiben von b2b Rechnungen

Selbständige Berater, Handelsvertreter und Dienstleister sollten wissen, welche Anforderungen an Rechnungen erfüllt sein müssen. Dieser Artikel soll wichtige Tipps geben, worauf Unternehmer und Selbständige mit Sitz in Deutschland bei der Abrechnung von Dienstleistungen im b2b Umfeld achten sollten.

 

Hintergrund – warum eigentlich?

Jeder Selbständige und jedes Unternehmen in Deutschland ist verpflichtet, Abrechnungen für Leistungen belegbar zu dokumentieren. Die Rechtsgrundlage hierzu ist im Umsatzsteuergesetz zu finden. Hauptsächlich will der Gesetzgeber damit sicherstellen, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar und lückenlos verifiziert werden können und eine ordnungsgemäße Abführung von Steuern und Abgaben stattfindet. Im b2b Umfeld sind beide Seiten, also der Leistungserbringer und auch der Leistungsempfänger, zu einer ordentlichen und nachvollziehbaren Buchhaltung angehalten.

Die Abrechnung von Leistungen erfolgt in der Regel durch eine Rechnung, die der Leistungserbringer erstellt und an den Leistungsempfänger sendet. Hier ist der Rechnungssteller zugleich Leistungserbringer und Zahlungsempfänger. Daneben gibt es auch die Möglichkeit der Rechnungsumkehr, indem der Leistungsempfänger eine Gutschrift erstellt und dem Leistungserbringer schickt.

 

Anforderungen – was muss zwingend auf eine Rechnung?

Vereinfacht und vermutlich für die meisten Fälle ausreichend lässt sich sagen, dass folgende Punkte aus Sicht des ausstellenden Leistungserbringers für bereits erbrachte Dienstleistungen im b2b Bereich auf eine Rechnung gehören:

  • Der vollständige Name bzw. die Firma und die Anschrift beider Parteien, so dass klar ist wer wem geleistet und wer wen zu bezahlen hat.
  • Die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
  • Die eigene Rechnungsnummer
  • Eine Auflistung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
  • Der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
  • Der Nettogesamtbetrag, die Umsatzsteuer und der Bruttogesamtbetrag

 

Ausführlicher und präziser regelt das Umsatzsteuergesetz in den 10 Punkten des §14 Abs. 4 UStG, welche Pflichtangaben zwingend auf einer Rechnung enthalten sein müssen:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Bei Unternehmen ist der vollständige Name die Firmenbezeichnung inklusive der Rechtsform.
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bei Anwendung des „Reverse Charge Verfahren“ bzw. wenn der Rechnungsempfänger im EU-Ausland sitzt ist die Verwendung der Umsatzsteuer-ID verpflichtend.
  3. das Ausstellungsdatum. Das Rechnungsdatum, an dem die Rechnung erstellt wurde, darf nicht in der Zukunft liegen. Zudem dürfen sich die auf der Rechnung abgerechneten, erbrachten Leistungen nicht auf einen Zeitraum nach dem Rechnungsdatum beziehen.
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer). Die Rechnungsnummer muss gewährleisten, dass das Finanzamt lückenlos nachvollziehen kann, welche Rechnungen ein Unternehmen im Laufe eines Jahres erstellt hat. Somit dürfen Nummern auch nicht doppelt vergeben werden. Üblich ist, dass der Rechnungssteller noch weitere Informationen wie Jahreszahl, Projekt- oder Kundennummer mit aufnimmt, ohne dass die Nummer zu lange wird; möglich wäre z.B. „2024/001-KundeA, 2024/002-KundeB, 2024/003-KundeA, usw.“.
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. Unterschiedliche Rechnungspositionen ergeben immer dann Sinn, wenn auch unterschiedliche Preise zugrunde liegen. So haben wir bei OURLANCE regelmäßig die Positionen „Leistungen remote“, „Leistungen vor Ort“ und „Reisekosten“. Überzogen und unnötig wäre es hingegen, wenn jeder geleistete Tag eines Monats als separate Position mit Stundenzahl, Stundensatz und Summe ausgewiesen wäre.
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (…). Gerade bei Dienstleistungen hat man oft anstatt eines Zeitpunktes einen Leistungszeitraum, den man stattdessen angeben kann. So kann das Finanzamt prüfen, ob Leistungen rechtzeitig abgerechnet und damit die Umsatzsteuer verzögerungsfrei abgeführt wurde.
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die (…) Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Besonders interessant sind hier Reisekostenabrechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen für beispielsweise Hotel, Frühstück oder Taxifahrten. Um diese abzurechnen, müssten unterschiedliche Positionen gebildet und jede Position mit den entsprechenden Steuersätzen ausgewiesen werden. Wir empfehlen, den Aufwand gering zu halten und sofern möglich „all-in“ Verrechnungssätze zu vereinbaren.
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Eine Steuerbefreiung kann zum Beispiel vorliegen, wenn der Unternehmer von der sogenannten Kleinunternehmerregelung gebraucht macht. Sofern der Rechnungsempfänger im EU-Ausland sitzt, geht die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger über, so dass ebenfalls keine Mehrwertsteuer auszuweisen ist. Allerdings ist es in solchen Fällen sehr wichtig, dass a) sowohl auf der Rechnung als auch bereits im zugrunde liegenden Vertrag die Umsatzsteuer-ID beider Vertragspartner ausgewiesen ist und b) der Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung angegeben ist.
  9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers. Dies betrifft nicht die hier behandelten b2b Rechnungen, welche vom Rechnungssteller und -empfänger für die nächsten 10 Folgejahre aufbewahrt werden müssen. Sollte man als Unternehmer jedoch eine Rechnung an eine Privatperson senden, so muss man explizit darauf hinweisen, dass die Rechnungen für die nächsten 2 Folgejahre aufbewahrt werden muss. In beiden Fällen gilt §14 Abs. 1 UstG: (…) Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. (…)
  10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger (…) die Angabe „Gutschrift”. Hier sind Rechnungsumkehrungen gemeint, das heißt es schickt nicht der Lieferant dem Kunden sondern der Kunde dem Lieferanten die Rechnung. Wichtig dabei ist, dass auf der Rechnung nicht nur das Wort „Gutschrift“ sondern auch die Steuernummer des Leistungserbringers also Lieferanten enthalten ist.

 

Hinweise und Empfehlung

Eine Rechnung sollte immer gut leserlich und ordentlich gestaltet sein. Zwar müssen Rechnungen eines Selbständigen oder Unternehmens nicht einheitlich sein, dennoch empfiehlt es sich, eine Vorlage zu verwenden. Sofern der Empfänger zustimmt, brauchen Rechnungen nicht auf Papier gedruckt sein. Ein Versand als PDF-Dokument und per Email ist ausreichend und üblich.

Rechnungen sollten möglichst zeitnah nach der Leistungserbringung gestellt werden. Schließlich will niemand und insbesondere das Finanzamt lange auf sein Geld warten. Steuerrechtlich verpflichtend müssen Rechnungen daher innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung einer b2b Leistung ausgestellt werden. Zudem verkürzt das Gesetz bei innergemeinschaftlichen Geschäften „Reverse Charge“ diese Frist erheblich. Hier muss bereits bis Mitte des Folgemonats eine Rechnung gestellt werden.

Doch auch die Kunden sind meist daran interessiert, Abrechnungen zu erbrachten Leistungen zeitnah zu erhalten. Mehrere Monate später lässt sich nur erschwert prüfen und nachvollziehen, ob die vor längerer Zeit erbrachte Leistung mit der Abrechnung übereinstimmt. In unserem Geschäftsmodell, also der Erbringung von externen Beratungsleistungen in Kundenprojekten, hat sich daher eine Abrechnung zu Anfang des Folgemonats bewährt.

Kontoinhaber, Kontonummer und gewünschter Verwendungszweck müssen zwar gesetzlich nicht auf einer Rechnung spezifisch ausgewiesen sein, doch empfiehlt es sich diese Angaben übersichtlich und mit entsprechenden Hinweisen aufzuführen. Oft werden beim Kunden nämlich Rechnungen automatisiert und per Software erfasst und verarbeitet. Und während eine kleingedruckte im Footer versteckte IBAN noch recht zuverlässig erkannt wird, ist dies beim Kontoinhaber oder dem Verwendungszweck oft nicht gegeben.

Ein vereinbartes Zahlungsziel braucht nicht explizit auf der Rechnung zu stehen; jedoch schadet es auch nicht. Maßgeblich ist hier die vertragliche Grundlage der Zusammenarbeit.

 

Wachstumschancengesetz – neue Regeln bereits ab 2025

Für die meisten b2b Geschäfte ändert sich zudem beginnend ab 2025 die Gesetzeslage, so dass in wenigen Jahren nur noch bestimmte „intelligente“, elektronische Formate in Form sogenannter eRechnungen zulässig sein werden.

Hierzu werden wir bald genauer informieren. Die Zeit drängt nämlich, da die vorgesehene, mehrjährige Übergangsfrist nur greift, sofern Kunde und Lieferant dies auch wollen. Ist hingegen eine Partei bereits auf eRechnungen umgestellt, so muss die andere empfangs- bzw. lieferfähig sein. Zudem fordern öffentliche Auftraggeber bereits heute die Nutzung der eRechnung.

 

Weitere Infos und Links zu OURLANCE

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Beste Grüße

Ramin Radpour

 

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