SAP Lösung zur E-Rechnung
Seit Anfang 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland für Unternehmen verpflichtend. Die Umsetzung im bestehenden SAP System stellt viele Firmen vor die Herausforderung, die passende Lösung zu finden. Gerne helfen wir eine maßgeschneiderte Lösung für die E-Rechnungspflicht zu entwickeln.
Viele Unternehmen setzen noch auf unstrukturierte Formate wie Standard-PDFs, obwohl die Verbreitung elektronischer Rechnungen schon seit einiger Zeit vonstatten geht. Gerade für diese Unternehmen wird die Einführung der E-Rechnungspflicht zu einer großen Herausforderung. Es gibt zwar eine Übergangsfrist bis 2027 (bzw. spätestens 2028 bei weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz), doch diese gilt nur, sofern Lieferanten und Kunden nicht auf die Nutzung bestehen. So wird von staatlichen Auftraggebern schon länger die Nutzung der E-Rechnung eingefordert. Dennoch fehlen oft benutzerfreundliche Einstiegslösungen, und die Auswahl der richtigen Software erweist sich als komplex.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die zwischen Lieferanten und Kunden in digitaler Form ausgetauscht wird. Im Gegensatz zur traditionellen Papierrechnung wird sie vollständig elektronisch erstellt, versendet und verarbeitet. Sie enthält dieselben Angaben wie eine Papierrechnung – zum Beispiel zu den beteiligten Parteien, den gelieferten Produkten oder Dienstleistungen sowie zum Rechnungsbetrag und den Zahlungsbedingungen. Formate wie einfache aus Word generierte PDF genügen dabei nicht, da diese keine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglichen. Die E-Rechnung muss den europäischen Standards für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, wie etwa dem XRechnung- oder ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF und XML-Datei).
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bringt für Bund, Länder und Kommunen signifikante Vorteile. Besonders hervorzuheben ist, dass der elektronische Austausch von Rechnungen auch eine schnellere Vorsteuerabzugskontrolle durch die Finanzverwaltung ermöglicht.
Für Unternehmen ist der größte Vorteil der E-Rechnung, dass sie als Katalysator für die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung und des gesamten Unternehmens wirkt.
Umsetzung per SAP Document Compliance
Für die Integration der E-Rechnung bietet SAP die Lösung SAP Document Compliance (eDocument) an. So können Unternehmen, die SAP als ERP-System nutzen, das eDocument Framework einsetzen, um Dokumente aus Bereichen wie Logistik und Rechnungswesen in gängige E-Rechnung-XML zu konvertieren. Durch den zusätzlichen Einsatz des SAP Application Interface Framework (AIF) wird die Konvertierung der eDocuments in die landesspezifischen Formate für staatliche Aufträge ermöglicht, so dass diese dann über die SAP Cloud Platform per Web Services oder über einen Dienstleister versandt werden können.
Alternative Lösungen
Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen kann es sinnvoll sein, alternative Möglichkeiten für die Einführung der E-Rechnung zu prüfen. So lassen sich über Eigenentwicklungen verfügbare Generatoren und Services nutzen, so dass z.B. über iDocs und Middleware wie SAP PI oder PO ein XML-Mapping oder ZUGFeRD Formate erstellt werden können. Zudem gibt es noch die Möglichkeit externe Dienstleister einzubinden, die die Umwandlung von Dokumenten (z. B. PDF) in E-Rechnungen übernehmen und auf Wunsch diese direkt an die Empfänger senden.
Unterstützung durch OURLANCE
Ourlance unterstützt Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung der besten Lösung zur E-Rechnungspflicht. Wir setzen dabei nicht nur auf langjährige SAP-Expertise, sondern beziehen auch freiberufliche Ressourcen in den Prozess ein, um flexibel und effizient auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens einzugehen. Unsere Experten arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um die passenden Lösungen zu finden und diese in Ihre bestehende SAP-Systemlandschaft zu integrieren.
Interessiert? Wir freuen uns über jeden Kontakt!
Beste Grüße
Ramin Radpour