Scheinselbständigkeit vermeiden – Teil 2: Compliance Management seitens Kunden, Freelancer und Provider
Nahezu jedes größere Unternehmen kauft Dienstleistungen ein. In Zusammenhang bei den Beauftragungen von Externen über Dienst- oder Werkvertrag wird häufig das Thema Scheinselbständigkeit diskutiert. Der Status, ob selbständig oder abhängig beschäftigt, wird im Statusfeststellungsverfahren von der Deutschen Rentenversicherung geklärt.
Wie in Teil 1 des Artikels dargestellt sind die Herausforderungen rund um das Thema Scheinselbständigkeit aus verschiedenen Rechtsgebieten sehr komplex. Die Ergebnisse von Statusfeststellungsverfahren sind schwer vorhersehbar, oft nicht nachvollziehbar und werden vor Gericht regelmäßig gegenteilig beurteilt.
Dennoch sind alle Beteiligten nicht schutzlos ausgeliefert, sondern können sowohl im Vorfeld Maßnahmen ergreifen, um die Rechtssicherheit zu erhöhen. Wichtig: Alle Beteiligten sollten diese Maßnahmen umsetzen!
Dabei ist zu unterscheiden zwischen Maßnahmen auf Seiten des Kunden, des Freelancers und eines möglichen Providers beim Contracting. Beim Contracting beauftragen Kunden einen Dienstleister damit, Projekte oder Aufgaben durchzuführen. Die Dienstleister wiederum engagieren einzelne Spezialisten oder Firmen als Subunternehmer, welche für die Durchführung beauftragt sind. Die Maßnahmen ergänzen sich zu einem schlüssigen (rechtskonformen) Gesamtbild.
Maßnahmen zur Sicherung der Selbständigkeit der Contractoren
Grundvoraussetzung der Sicherung der Selbständigkeit sind saubere Verträge. Wichtig ist jedoch, dass diese auch entsprechend gelebt werden. Entscheidend für die Einstufung ist die gelebte Praxis, also wie die Beziehungen zwischen den Beteiligten umgesetzt werden. Hierzu sehen wir uns Bespiele für sinnvolle Maßnahmen der Beteiligten an.
Als Freelancer sollten Sie auf einen unternehmerischen Auftritt nach außen und im Projekt auf Abgrenzung zu internen Mitarbeitern achten. Wirkungsvolle Maßnahmen von Seiten der Freelancer:
– Eigene Visitenkarte
– Eigene Homepage
– Dokumentation von Absagen bei Anfragen
– Mehrere Auftraggeber
– Listung bei mehreren Anbietern und Börsen (Link zum OURLANCE Jobboard & Profil-Upload)
– Social Media Aktivitäten
– Eigenes Büro
– Ggf. Einstellung von (sozialversicherungspflichtigen) Mitarbeitern für administrative Tätigkeiten etc.
– Prüfung der Gründung einer Kapitalgesellschaft
– Hinterfragen der Auffassung des Steuerberaters
– Keine Einleitung eines Statusfeststellungsverfahrens ohne anwaltliche Beratung
– Eigene IT-Ausstattung
Wirksame Maßnahmen seitens der Provider:
– Compliance-konforme Verträge
– Vorleben durch das Management, dass Compliance höchste Priorität hat
– Sensibilisierung von Kunden und Freelancern für das Thema
– Zusammenarbeit mit spezialisierten Rechtsanwälten
– Kontrolle der Projektlaufzeiten, ggf. Einführung von Zeitlimits für einzelne Projekte
– Verhaltenskodex für Freelancer und Kunden
– Stundensatzuntergrenzen für Freelancer
– Einführung eines Compliance-Systems
– Zur Verfügungstellung von Leitfäden für Freelancer und Kunde
Kunden sollten die Freelancer nicht integriert behandeln. Wirksame Maßnahmen der Kunden sind:
– Unterstützung von Telearbeit
– Keine Firmen-E-Mail-Adresse
– Keine Aufnahme in Organigramm, Telefonbuch etc. oder Kennzeichnung als extern
– Keine Urlaubsgewährung, Akzeptanz von Krankmeldungen etc.
– Einführung von Zeitlimits für die Dauer von Projekten oder auch monatliche Höchststundenkontingente für einzelne Freelancer
– Freelancer sollten andere Tätigkeiten ausführen als interne Mitarbeiter
– Einführung eines Verhaltenskodex
– Schulung der Mitarbeiter
– Räumliche Trennung von Freelancern und eigenen Mitarbeitern
– Keine Einleitung eines Statusfeststellungsverfahrens ohne anwaltliche Beratung
– Andere Ausweise für Zugangskontrollen etc. mit Kennzeichnung Externe
– Keine Firmenkleidung für Freelancer
– Keine Vergünstigungen in Kantinen etc., höhere Preise für Externe
– Firmeneigene IT-Ausstattung für Freelancer nur bei Bedarf
– Keine Einladung zu Betriebsfeiern etc.
– Einführung eines Compliance-Systems
Compliance-Management–System
Die Einführung eines Compliance-Systems für den Einsatz von Fremdpersonal ist sehr sinnvoll. Das System sollte Scheinselbständigkeit, Risiken der Rentenversicherungspflicht und (unerlaubte) Arbeitnehmerüberlassung umfassen. Es schützt präventiv vor Nachzahlungen und Bußgeldern und die handelnden Personen vor strafrechtlicher Verfolgung.
Etablieren Sie ein Scoring-System, z.B. in Form eines Ampelsystems (rot: kein Einsatz des einzelnen Freelancers in der Vertragsform, gelb: erneute Prüfung des Einzelfalls, grün: Einsatz unter den Bedingungen ohne Prüfung möglich). Das Scoring-System ist ein Instrument zur Beurteilung der Gesamtbewertung des Projekts und gibt Hinweise auf kritische Aspekte.
Verschiedene Anbieter und Anwaltskanzleien verfügen bereits über eigene Lösungen. OURLANCE ist auf rechtskonforme Einsätze externer Mitarbeiter spezialisiert, arbeitet mit renommierten Experten und Rechtsberatern zusammen und hat ein eigenes Scoring-System entwickelt. Darüber hinaus verfügen wir über einen Compliance-Leitfaden zum Einsatz von Freelancern und Subunternehmern. Sprechen Sie uns an.
Beste Grüße
Matthias Ruff
In eigener Sache – Alleinstellungsmerkmal von OURLANCE
Wir sind auf die compliance-konforme Durchführung von Projekten mit externen Mitarbeitern spezialisiert. Unser Alleinstellungsmerkmal ist, dass Sales und Sourcing von selbstständigen Vertriebspartnern durchgeführt wird.
Nähere Erläuterungen zum Geschäftsmodell Contracting, zu den Vorteilen einer Zusammenarbeit und wie selbständige Vertriebspartner profitieren können, finden sich in unserer Artikelserie Über OURLANCE.